엑셀 파일이 올 때마다, 같은 일을 반복하시나요?
매달 여러 엑셀 파일을 한 표로 모으는 업무라면, 반복되는 복사·붙여넣기 과정을 줄이는 방법부터 살펴볼 수 있습니다. 다만 파일을 합치는 기능과 새 파일 도착부터 결과 저장까지 이어지는 자동 실행은 구분해야 합니다. 이번 글은 같은 구조의 파일을 취합하는 기능과 업무 자동화 설계 범위를 나눠 설명합니다.
01 주문 파일이 올 때마다 반복되는 복붙
거래처마다 주문 파일을 따로 보내면 담당자는 파일을 하나씩 열어 필요한 내용을 통합 표로 옮깁니다. 새 파일이 도착할 때마다 같은 작업을 반복하고, 마지막에는 빠진 자료가 없는지도 다시 확인합니다.
이 글에서는 ‘거래처별 주문 파일을 하나의 표로 모으는 업무’를 예로 들어, 현재 작업과 자동화할 범위를 순서대로 살펴봅니다.
먼저 살펴볼 대상은 반복되는 복사·붙여넣기와 누락 확인입니다.
02 사람이 반복하는 작업부터 나눕니다
현재 업무를 ‘파일 열기 → 열 이름 확인 → 필요한 행 복사 → 통합 표에 붙여넣기 → 저장’으로 나눠봅니다. 어느 단계가 매번 같고, 어디에서 담당자의 판단이 필요한지 구분하는 것이 시작입니다.
파일마다 열 이름과 날짜·수량의 형식이 같은지도 확인해야 합니다. 입력 구조가 다르면 그대로 합치기보다 변환 규칙과 확인할 항목을 먼저 정합니다.
자동화 전에 입력 자료와 반복 작업의 순서를 먼저 맞춥니다.
03 파일 도착부터 결과 반영까지
구성 예시는 ‘파일 도착 확인 → 처리 대상 선별 → 형식 정리 → 자료 결합 → 결과 저장’의 순서입니다. 언제 실행하고, 어떤 파일을 처리하며, 결과를 어디에 둘지 실제 사용 환경에 맞춰 정합니다.
Power Query의 폴더 결합 기능과 파일 도착부터 이어지는 무인 실행은 구분해야 합니다. 새로 고침이나 별도 실행 연결이 필요한지는 사용 프로그램과 저장 위치를 확인해 결정합니다.
파일 결합 기능과 무인 실행 연결은 별도로 설계합니다.
04 통합 결과와 오류 자료 확인
원하는 결과는 거래처별 주문 자료를 한곳에서 확인할 수 있는 통합 표입니다. 월·거래처·주문 항목처럼 필요한 열을 정하고, 원본과 결과의 건수 및 합계를 비교할 기준도 마련합니다.
열 이름이 다르거나 필수값이 빠진 파일은 정상 처리로 넘기지 않도록 예외 처리 방식을 설계합니다. 담당자가 원인을 확인하고 자료를 보완한 뒤 다시 반영할 수 있어야 합니다.
결과 표뿐 아니라, 사람이 확인할 예외와 재처리 흐름도 필요합니다.
05 우리 업무에 맞는 연결 범위
자료가 이메일 첨부로 들어오는지, 공유 폴더에 쌓이는지에 따라 연결 방식이 달라집니다. 현재 사용하는 엑셀·업무 프로그램과 결과 저장 위치를 함께 확인해 적용 범위를 정합니다.
KKW SMART AI는 반복 업무의 흐름을 파악하고, 자동 처리할 부분과 사람이 확인할 부분을 나누는 방향으로 서비스를 준비합니다. 적용 가능 여부와 범위는 실제 자료와 사용 환경을 확인해 정합니다.
입력 자료·사용 프로그램·원하는 결과를 함께 확인해 범위를 정합니다.
06 반복 업무를 한 문장으로 남겨주세요
댓글에 ‘엑셀 / 매달 거래처 주문 파일 합치기’처럼 현재 반복하는 업무를 한 문장으로 남겨주세요. 어떤 자료가 들어오고, 사람이 무엇을 반복하며, 마지막에 어떤 결과가 필요한지 적으면 업무 범위를 설명하기 쉽습니다.
‘들어오는 자료 → 반복 작업 → 원하는 결과’ 순서로 적어주세요.
영상으로 자동화 흐름 보기
자료 수집부터 통합 결과 확인까지의 구성을 약 38초 영상으로 살펴보세요.
서비스 안내 확인하기
서비스 방향과 안내는 홈페이지에서 확인할 수 있습니다. 적용 가능 범위는 실제 자료와 사용 환경을 확인한 뒤 정합니다.
공식 자료를 참고한 구성 예시이며, 실제 고객 실행 화면·측정 성과가 아닙니다.
Microsoft Learn 공식 자료: https://learn.microsoft.com/en-us/power-query/combine-files-overview
Microsoft Support 공식 자료: https://support.microsoft.com/ko-kr/excel/import-data-from-a-folder-with-multiple-files-power-query
원문: 네이버 블로그에서 보기