원본을 보존하고 자료의 출처를 남깁니다
업무메일과 첨부파일을 수집할 때 원본, 수신일, 담당 업무를 함께 연결합니다. 같은 자료를 여러 번 처리하지 않도록 식별 기준을 정하고, 읽지 못한 파일이나 누락 가능성은 확인 대상으로 남깁니다.
AI와 업무 규칙의 역할을 나눕니다
AI는 문서 분류, 내용 정리, 필요한 정보 추출, 보고서 초안 작성을 돕습니다. 금액·수량·기준일처럼 정확한 비교가 필요한 부분은 정해진 규칙과 원본 확인을 함께 사용합니다. 회사의 기존 엑셀 양식과 연결 가능한 프로그램을 우선 검토합니다.
검토 후 다음 업무로 이어지게 합니다
결과 파일만 저장하는 데서 끝내지 않고 담당자 확인 목록, 승인 상태, 다음 처리 단계까지 정합니다. 외부 메일 발송이나 원본 수정은 승인 조건을 두며, 실패한 항목은 재확인할 수 있도록 기록합니다.
효과는 같은 자료로 비교합니다
기존 수작업 시간과 자동 처리 후 사람이 검토·수정한 시간을 함께 기록합니다. 누락·오류 수와 추가 확인 항목도 비교해야 실제 개선을 판단할 수 있습니다. 처리 건수와 자료 조건이 다른 결과를 같은 절감률로 제시하지 않습니다.